adjoint exécutif/adjointe exécutive

Relevant de la vice-présidente infrastructures, opérations, environnement et rh, la personne titulaire de ce poste offre un support administratif et clérical à l?ensemble des départements de l?APTR dans l?exécution de leurs mandats.<br><br>Effectuer la mise en page, vérifier l'orthographe et la grammaire de documents<br><br>Exécuter et assurer le suivi d'opérations administratives tel que les comptes de dépenses pour l?ensemble du personnel de l?APTR.<br><br>Répondre au téléphone et rediriger les appels. Orienter les interlocuteurs vers la personne ou le service compétent. Prendre les messages et les transmettre.<br><br>Assurer la réception et la distribution du courrier et s?occuper des envois postaux.<br><br>Établir des itinéraires des voyages et faire les réservations nécessaires (inscription aux événements, réservations de voiture, d?hôtel, d?avion, etc.).<br><br>Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, conférence de presse, événements spéciaux, etc.<br><br>Assurer certains suivis concernant les besoins informatiques et apporter un support au directeur principale des Finances.<br><br>Assurer la coordination des rencontres et la gestion proactive des agendas afin de soutenir efficacement la vice-présidente infrastructures, opérations, environnement et rh ainsi qu?à la directrice principale aux Affaires publiques et Communications<br><br>Assurer le dépôt des chèques auprès de l'institution bancaire conformément aux procédures administratives établies.<br><br>Planifier et créer du contenu pour les médias sociaux en cohérence avec les objectifs de communication et l'image de marque de l'organisation.<br><br>Contribuer à la mise en ?uvre des initiatives du département des affaires publiques et des communications afin de promouvoir l'image et le rayonnement de l'organisation.<br><br>Soutenir la conseillère en ressources humaines dans la réalisation de divers dossiers et projets RH.<br><br>Coordination et suivi des rencontres, engagements externes et activités de représentation;<br><br>Soutien à la planification, la préparation et la publication de contenus de communication et de médias sociaux;<br><br>Soutien logistique aux événements, visites, activités de relations publiques et initiatives de rayonnement;<br><br>Coordination du matériel promotionnel, des objets corporatifs et de certains projets spéciaux de communication.<br><br>Toutes autres tâches connexes cléricales et administratives <br> <p><strong>Formation académique</strong></p><p><strong> </strong>Formation collégiale pertinente tel un DEC en bureautique ou en administration.</p><p> <strong>Expérience professionnelle et compétences</strong></p><ul><li>Détenir un minimum de cinq (5) années d?expérience.</li><li>Excellente maîtrise de la langue française tant à l?oral qu?à l?écrit.</li><li>Connaissance des logiciels bureautique en usage et des technologies de l?information.</li><li>Bonne connaissance de la langue anglaise à l?oral et à l?écrit.</li></ul><p><strong>Habiletés et traits de personnalité</strong></p><p><span> </span><span>Le nombre élevé ainsi que la diversité des dossiers et de l?information qui transitent par ce poste de travail </span>nécessitent les qualités suivantes :</p><ul><li>Sens de l?organisation, forte autonomie et un réel esprit d?initiative</li><li>Adaptabilité, sens des priorités et de l?urgence</li><li>Esprit d?analyse et de synthèse</li><li>Habiletés en communication et écoute active</li><li>Bonne gestion des relations interpersonnelles</li><li><span> </span>Éthique<span> professionnelle, discrétion, diplomatie et patience</span></li></ul>Poste Hybride télétravail et présentiel