Operations Specialist (m/w/d) – Düsseldorf

English version below ALKAN Chemical Europe GmbH & Co. KG Standort: Düsseldorf, Deutschland (Präsenz) Beschäftigung: Vollzeit, 38 Stunden pro Woche Vertragsart: Unbefristet Eintrittstermin: 1. Dezember 2026 ÜBER UNS ALKAN Chemical Europe ist ein international tätiges Handelsunternehmen für pharmazeutische Wirkstoffe (APIs), Hilfsstoffe und Spezialchemikalien. Von unserem Standort in Düsseldorf aus arbeiten wir mit Herstellern, Kunden und Logistikpartnern in Europa, dem Nahen Osten, Nordafrika und Asien zusammen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen engagierten Operations Specialist (m/w/d), der unsere internationalen Geschäftsabläufe koordiniert und eine reibungslose Auftragsabwicklung sicherstellt. IHRE AUFGABEN • Auftragsabwicklung und Einkauf: Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Bestellungen, Verkaufsaufträgen, Rechnungen und Lieferterminen. • Internationale Logistik: Organisation von Import- und Exportsendungen, Einholung und Vergleich von Frachtangeboten sowie Koordination mit Speditionen und Zollagenten. • Versand- und Zolldokumentation: Erstellung und Prüfung von Handelsrechnungen, Packlisten, Ursprungszeugnissen, A.TR-Dokumenten und weiteren Versandunterlagen. • Lager- und Bestandsmanagement: Abstimmung mit externen Lagerpartnern, Überwachung von Warenbewegungen und Beständen sowie Bearbeitung von Lieferabweichungen und Reklamationen. • Geschäftspartner- und Projektkoordination: Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und Logistikpartnern sowie Unterstützung bei laufenden Projekten und Qualitätsdokumentationen. • ERP und Prozessoptimierung: Pflege von Auftrags- und Bestandsdaten, Erstellung operativer Berichte und kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe. IHR PROFIL • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Logistik, Supply Chain Management, Betriebswirtschaft, Außenhandel oder einem vergleichbaren Bereich. • Berufseinsteiger sowie Bewerber mit 0–3 Jahren relevanter Berufserfahrung sind ausdrücklich willkommen. • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. • Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch oder Spanisch, sind von Vorteil. • Grundkenntnisse in Logistik, Einkauf, Auftragsabwicklung und internationalen Handelsprozessen. • Kenntnisse im Umgang mit ERP-Systemen; Erfahrung mit Zoho ERP/CRM ist ein Plus. • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel. • Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise, gute Kommunikationsfähigkeiten und ausgeprägtes Organisationstalent. WIR BIETEN • Unbefristete Vollzeitstelle mit 38 Stunden pro Woche. • Wettbewerbsfähige Vergütung und Bonuszahlungen. • Internationales Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben. • Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. • Betriebliche Altersvorsorge zur Unterstützung Ihrer langfristigen finanziellen Absicherung. • Deutschlandticket-Zuschuss für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. • Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamzusammenhalts. • Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und die Weiterentwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten. IHRE BEWERBUNG Wir freuen uns über Bewerbungen von motivierten Berufseinsteigern und Fachkräften, die Interesse an internationalen Geschäftsprozessen und der Supply-Chain-Branche haben. Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und eine kurze Vorstellung an info@alkan-chemical.com mit dem Betreff „Bewerbung – Operations Specialist“. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. ENGLISH VERSION OPERATIONS SPECIALIST (m/f/d) – DÜSSELDORF ALKAN Chemical Europe GmbH & Co. KG Location: Düsseldorf, Germany (On-site) Employment: Full-time, 38 hours per week Contract: Permanent Starting Date: 1 December 2026 ABOUT US ALKAN Chemical Europe is an international distributor of Active Pharmaceutical Ingredients (APIs), excipients, and specialty chemicals. Based in Düsseldorf, Germany, we collaborate with manufacturers, customers, and logistics partners across Europe, the Middle East, North Africa, and Asia. We are looking for a motivated and detail-oriented Operations Specialist (m/f/d) to join our team and support the coordination of our international business operations. KEY RESPONSIBILITIES • Order Management & Purchasing: Prepare and process quotations, purchase orders, sales orders, invoices, and delivery schedules. • International Logistics: Coordinate import and export shipments, obtain and compare freight quotations, and work with freight forwarders and customs agents. • Shipping & Customs Documentation: Prepare and review commercial invoices, packing lists, Certificates of Origin, A.TR documents, and other relevant shipping documents. • Warehouse & Inventory Management: Coordinate with external warehouses, monitor stock movements and inventory levels, and handle delivery discrepancies and claims. • Business Partner & Project Coordination: Communicate with suppliers, customers, and logistics partners while supporting ongoing projects and quality documentation requests. • ERP & Process Improvement: Maintain accurate operational and inventory records, prepare operational reports, and contribute to improving internal workflows. REQUIREMENTS & QUALIFICATIONS • Completed vocational training (Ausbildung) or a degree in Logistics, Supply Chain Management, Business Administration, International Trade, or a related field. • Fresh graduates and candidates with 0–3 years of relevant professional experience are welcome to apply. • Fluency in German and English, both written and spoken, is mandatory. • Additional languages, particularly French or Spanish, are an advantage. • Basic knowledge of logistics, purchasing, order processing, and international trade. • Familiarity with ERP systems; experience with Zoho ERP/CRM is a plus. • Good command of MS Office, especially Excel. • Strong organizational and communication skills, attention to detail, and a proactive, independent working style. WHAT WE OFFER • Permanent full-time employment with a 38-hour working week. • Competitive salary and bonus payments. • International working environment with diverse responsibilities. • Flat hierarchies and short decision-making processes. • Company pension scheme to support long-term financial security. • Deutschlandticket subsidy for convenient public transportation. • Regular team events and activities to encourage collaboration and team spirit. • Opportunity to take ownership of responsibilities and contribute to the company's continued growth. HOW TO APPLY We welcome applications from motivated graduates and early-career professionals interested in international business operations and supply chain management. Please send your CV and a brief introduction to info@alkan-chemical.com, using the subject line “Application – Operations Specialist”. We look forward to receiving your application.