secrétaire administratif/secrétaire administrative

<strong>******Remplacement de 15 semaines et plus à temps complet******</strong><br><br>Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Cet emploi requiert un sens de l?organisation développé ainsi qu?une excellente gestion des priorités.<br><br><strong>DESCRIPTION DE LA FONCTION<br></strong> <br><strong>Tâches principales</strong> <br><ul><li>La personne organise et convoque diverses réunions et rencontres, compose et rédige les procèsverbaux et les comptes rendus des réunions auxquelles elle assiste et assure le suivi des actions et des échéanciers. Elle assiste aux rencontres du comité de cybersécurité et de protection des renseignements personnels, du comité exécutif, du conseil d?administration ainsi qu?à toutes autres rencontres de comités découlant des activités de ce dernier, souvent hors des heures habituelles de bureau;</li><li>Elle tient à jour l?agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;</li><li>Elle compose des textes, conçoit des documents et rédige la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect;</li><li>Elle assure la normalisation de la présentation des documents officiels selon les normes institutionnelles. Elle conçoit et tient à jour des gabarits, modèles et outils documentaires;</li><li>Elle analyse et priorise les demandes reçues au secrétariat général; résous de manière autonome celles qui ne nécessitent pas l'intervention de la secrétaire générale en documentant les actions entreprises; achemine les demandes urgentes ou critiques à la secrétaire générale, la direction générale, le président du CA ou à la personne responsable appropriée;</li><li>Elle coordonne les communications et assure le suivi des échanges entre la Direction générale, le secrétariat corporatif, le conseil d?administration et les directions et services du Collège, le registre des entreprises du Québec, le MES, le Conseil du Trésor ou toute autre instance législative le nécessitant. Elle vérifie l'exactitude et la conformité des documents transmis aux instances externes, en veillant à la confidentialité et à la sécurité des informations sensibles;</li><li>Elle effectue une vigie rigoureuse des postes budgétaires. Elle procède à la vérification et au paiement des factures, aux transactions interservices et aux transferts budgétaires;</li><li>Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service;</li><li>Elle utilise les outils technologiques de l?information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;</li><li>Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.</li></ul><em>Le Cégep de Chicoutimi a la volonté d'offrir un milieu de travail où le respect, la diversité, l'équité et l'inclusion sont des valeurs communes.</em><br><br><em>Afin d'augmenter la diversité au sein du Collège, nous invitons les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques, les membres des Premiers Peuples, les femmes ainsi que les membres de la communauté LGBTQIAS2+ à se joindre à notre équipe.</em><br><br><em>Le Cégep de Chicoutimi souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. Il est donc possible, sur demande, de mettre en place des adaptations lors du processus de sélection.<br><br><strong>Nous remercions toutes les personnes qui démontrent de l?intérêt pour notre établissement d'enseignement, cependant, seules celles invitées en entrevue seront contactées.</strong></em><br><br><em>Nous avons hâte de vous rencontrer !</em> <br> <strong>Scolarité et expérience<br></strong> <br>Détenir un diplôme d?études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme