adjoint administratif/adjointe administrative

Marcoux Groupe Financier est un cabinet de planification financière indépendant, affilié à Industrielle Alliance et Investia Services financiers. Situé à proximité du centre-ville de Québec, le cabinet accompagne ses clients dans leurs décisions financières avec une approche humaine, rigoureuse et hautement professionnelle.<br><br>Au sein de cette organisation à taille humaine, chaque personne joue un rôle important. Le cabinet recherche une personne expérimentée qui souhaite mettre son expertise à contribution, prendre en charge ses responsabilités et participer activement au bon fonctionnement et à l?évolution du cabinet.<br><br>Marcoux Groupe Financier offre un environnement où la proximité avec la clientèle, l'autonomie et la collaboration sont valorisées. Le cabinet mise également sur les technologies modernes et l'intelligence artificielle afin de soutenir l'efficacité de l'équipe et l'amélioration continue des processus.<br><strong>Description</strong><br>La personne en poste travaillera en étroite collaboration avec le planificateur financier et l?équipe administrative. Elle sera un pilier administratif et technologique du cabinet, responsable d?assurer la qualité du suivi des dossiers et de contribuer à offrir une expérience client à la hauteur des standards de l?entreprise. Elle devra être en mesure de travailler de façon autonome et de prendre rapidement en charge ses responsabilités.<br><br><strong>PRINCIPALES RESPONSABILITÉS</strong><br><ul><li>Assurer la gestion complète et rigoureuse des dossiers clients, de la collecte d?information jusqu?à la documentation finale;</li><li>Préparer, produire et réviser les formulaires, rapports et documents requis;</li><li>Saisir et valider les données dans les différents outils informatiques du cabinet, notamment CRM, Kronos, Univeris et la suite Microsoft 365;</li><li>Assurer la gestion et le suivi de la documentation du cabinet, notamment en matière de conformité auprès d?Industrielle Alliance et d?Investia;</li><li>Agir comme personne-ressource auprès des clients, notamment pour l?accueil, les appels et les suivis de premier niveau;</li><li>Gérer les agendas, préparer les rencontres et assurer les suivis post-rencontre;</li><li>Rédiger des communications, lettres et documents professionnels avec clarté et rigueur;</li><li>Coordonner certaines rencontres, activités et communications du cabinet;</li><li>Assurer la mise à jour du site Internet (Wordpress) et veiller à ce que l?information qui y est diffusée soit à jour;</li><li>Agir comme personne-ressource technologique auprès de l?équipe et, au besoin, auprès des clients;</li><li>Effectuer diverses tâches technologiques et documentaires : conversion de documents, création et optimisation de PDF, signature électronique, gestion et organisation de fichiers, création et extraction de données dans Excel, etc.;</li><li>Identifier des façons d?automatiser, de simplifier ou d?améliorer certains processus administratifs;</li><li>Participer activement à l?amélioration des processus et proposer des façons de simplifier et d?optimiser le travail.</li></ul><br><em>*Mode hybride avec présence occasionnelle au bureau (stationnement sur place)</em> <br> <strong>PROFIL RECHERCHÉ</strong><br>Marcoux Groupe Financier recherche une personne autonome, rigoureuse et organisée, qui aime que les choses soient bien faites et qui sait gérer plusieurs priorités avec efficacité.<br><br>La personne recherchée possède également :<br><ul><li>un excellent sens du service à la clientèle;</li><li>une grande aisance avec les technologies et un intérêt pour l?intelligence artificielle;</li><li>une orientation vers les résultats et la recherche de solutions;</li><li>une capacité à collaborer efficacement au sein d?une équipe réduite;</li><li>un bon jugement, de la discrétion et un grand souci de la confidentialité;</li><li>le désir d?apprendre, d?évoluer et de contribuer à l?amélioration des façons de faire.</li></ul><br>Nous recherchons une personne très à l?